CURSO GRATIS DE GESTIÓN Y MEJORA DE PROCESOS
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En este curso aprenderás a planificar, diseñar, modelar, controlar y mejorar continuamente los procesos de cualquier organización , ya sea de bienes o servicios, utilizando más de 20 metodologías y herramientas de gestión empresarial, y con esto serás capaz de maximizar los resultados de tu compañía
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- Última actualización 9/2023
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MÓDULO 1 : PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO
En este primer módulo aprenderás dos herramientas de gestión empresarial aplicadas al planeamiento estratégico
El análisis FODA y el Balance Scorecard o cuadro de mando integral. Aprenderemos el uso de estas herramientas con un método de implementación paso a paso y la aplicaremos a casos empresariales para que puedas comprenderlas y sobretodo implementarlas en tu empresa de forma ágil y eficiente.
Recuerda lo que dijo el gurú del management, Peter Drucker
La planificación a largo plazo no es pensar en decisiones futuras, sino en el futuro de las decisiones presentes.
1.1 : Análisis FODA
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1.1 Análisis FODA
El análisis FODA es una herramienta de planificación estratégica que se utiliza para identificar los planes de acción necesarios para alcanzar los objetivos de una organización.
Es una herramienta diseñada para comprender la situación actual de una empresa a través de la realización de una lista completa de sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Resulta fundamental para la toma de decisiones actuales y futuras. Es importante aclarar que éste es el punto de partida para la gestión por procesos eficiente en cualquier organización.
1.1.2 Pasos para la implementación del análisis FODA.:
- PASO 1 Aquí la empresa deberá realizar un análisis interno, llámese fortalezas y debilidades de la organización. Aquí se considera el análisis de factores como el productivo, el marketing, recursos humanos, finanzas, sistemas, entre otros. En este caso, las fortalezas son características positivas de la empresa, son elementos diferenciadores y que hacen que la compañía se destaque del resto.
-
PASO 2 . La empresa deberá realizar un análisis externo, llámese oportunidades y amenazas de la organización. Para esto se pueden utilizar herramientas como las cinco fuerzas de Porter, que analiza el micro entorno, tales como proveedores, clientes y competidores. Y la herramienta de análisis Pestal, el que considera el macro entorno donde se definen ámbitos, por ejemplo políticos, económico, social, tecnológico, ambiental, legal, entre otros.
- PASO 3. La empresa deberá elaborar la matriz de evaluación de factores internos llamada también EFFI y dar una puntuación a cada una de las oportunidades y amenazas. Considerando el nivel de importancia. Considerando el nivel de impacto y tendencia de dicho factor, importancia para la organización. Impacto que tiene para el cliente y la tendencia de dicho factor para el futuro en base al diagnóstico actual.
- PASO 4.Evaluación de factores externos Aquí la empresa deberá definir la matriz de evaluación de factores externos a través de valoración en tres niveles importancia, urgencia y tendencia a diferencia de la anterior. El factor urgencia indica cuál es la premura para tomar acción sobre dicho factor.
- PASO 5.Evaluación de factores externos Aquí la empresa deberá definir la matriz de evaluación de factores externos a través de valoración en tres niveles importancia, urgencia y tendencia a diferencia de la anterior. El factor urgencia indica cuál es la premura para tomar acción sobre dicho factor.
- PASO 6.La empresa deberá aquí definir los planes de acción. A seguir en función a las estrategias identificadas, así como también el responsable. La fecha de cumplimiento y el estatus de dichos planes de acción.
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1.1.4 Análisis interno de la organización
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1.1.5 Análisis externo de la organización.
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1.1.6 Evaluación de factores internos.
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1.1.7 Evaluación de factores externos.
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1.1.8 Matriz cruzada de factores.
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1.1.9 Planes de acción.
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1.1.10 Gráfico resumen FODA.
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1.1.11 Recursos compartidos FODA.
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1.1.12 Evaluación Análisis FODA
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1.2 : Cuadro de mando integral (BSC)
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1.2 Balanced Scorecard
Es un modelo de gestión que traduce la estrategia en objetivos relacionados entre sí y que son medidos a través de indicadores y ligados a unos planes de acción para alinear acciones de los miembros de una organización con la estrategia de la empresa.
Es una herramienta que se puede y debe utilizar para sustentar la toma de decisiones dentro de nuestras organizaciones.
1.2.2 Objetivos del BSC.:
- 1. Entre ellos están ayuda a alinear todas las áreas y las actividades de la organización en función de los objetivos estratégicos y cumplimiento de la visión.
- 2 . Nos ayuda a transformar la visión de la empresa en acciones reales que se podrán medir y gestionar.
- 3.produce una mejora en los procesos organizacionales de gestión de la información .
- 4. Ayuda a mejorar la comunicación interna de las organizaciones, con el fin de que todos los miembros tengan conocimiento de su función con miras al cumplimiento de las metas.
El Balance Scorecard se basa en un correcto equilibrio y alineación entre los elementos de la estrategia global y los elementos operativos de la misma.
Es una herramienta que se puede y debe utilizar para sustentar la toma de decisiones dentro de nuestras organizaciones.
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1.2.2 Objetivos y elementos del BSC
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1.2.3 Objetivos y elementos del BSC
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1.2.4 Etapas de Implementación de BSC
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1.2.5 Caso empresarial: BSC
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1.2.6 Mapa estratégico
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1.2.7 Objetivos e Indicadores relevantes
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1.2.8 Tablero de control
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1.2.9 Gráfica del BSC (Dashboard)
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1.2.10 Recursos compartidos BSC.
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MÓDULO 2 : DISEÑO DEL PRODUCTO
En este módulo aprenderás dos herramientas de gestión empresarial aplicadas al diseño del producto y proceso el despliegue de la función de calidad o Q.E.P.D.
Y el análisis modal de fallos y efectos o AMFE. Aprenderemos el uso de estas herramientas como un método de implementación paso a paso y la aplicaremos a casos empresariales para que puedas comprenderlas de manera eficiente y sobretodo implementarlas en tu empresa de forma ágil.
2.1 Despliegue de la Función de Calidad (QFD)
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2.1 QFD
Podemos fabricar un producto o diseñar un servicio con unas excelentes características y sin embargo, fracasar por no tener la acogida esperada en el mercado. Esta situación nos indicaría que el diseño se ha hecho a espaldas del cliente potencial o que hemos fracasado a la hora de traducir los requerimientos del cliente a características de nuestro producto o servicio.
La importancia del diseño es, por tanto, fundamental para el éxito de la organización. Este diseño debe traducir las demandas expresadas del cliente a las especificaciones del producto y servicio y a su vez, en requisitos para nuestros procesos.
Etapas de implementación QFD
- PASO PREVIO Paso previo, fijación del objetivo es necesario fijar claramente a qué proceso y o producto se va a aplicar la metodología QFD mediante una definición clara y concreta de objetivos y que éstos sean entendidos y compartidos por los participantes de la implementación.
- ETAPA 1: Necesidades de los clientes o llamados también. En esta primera etapa se incluyen todos los aspectos que los usuarios esperan del producto o servicio. Para esto se puede utilizar herramientas como focus group, análisis KNO, tendencias del mercado, encuestas a los consumidores, entre otros, para determinar qué características esperan los clientes del producto a adquirir.
- ETAPA 2 .Análisis de la competencia en esta etapa. Para cada característica importante definida en la etapa 1 se debe dar una valoración actual de nuestro producto sólo en caso y exista y posteriormente compararlo con respecto a la competencia. Esto sirve para determinar en qué características estamos por debajo o por encima de la competencia y tomar planes de acción para mejorar los puntos débiles y mantener o reforzar los puntos fuertes.
- ETAPA 3. Los requisitos técnicos del producto o servicio. Para que se cumplan las características del cliente descritas en etapa número elaboramos una lista de los (CÓMO) podemos cumplir con ellos. Aquí la participación del área de desarrollo del área de operaciones, ingeniería, entre otros, es vital para definir los aspectos técnicos de dicho producto o servicio. Se pueden utilizar aquí herramientas como lluvia de ideas, matrices de priorización, entre otros.
- ETAPA 4. Correlación entre los CÓMO. En esta matriz triangular o casa o el techo de la calidad. Se definen las posibles interacciones entre los requisitos del producto o los cómo, se asigna a cada una, su dirección de mejora y según el nivel de correlación se pueden colocar cuatro tipos, correlación positiva, correlación fuerte, correlación positiva fuerte, correlación negativa y correlación negativa fuerte.
- ETAPA 5. Relación entre los qué y los cómo. En esta matriz se encuentra en el centro del QFD y sirve para relacionar los demandados por el usuario o cliente. Con los CÓMO requeridos por el producto o servicio. Estas relaciones pueden ser de tres tipos. Relación fuerte, relación moderada y relación débil. Es importante aclarar que las valoraciones asignadas deben ser consensuadas por todos los participantes involucrados en la implementación.
- ETAPA 6. Análisis de los CÓMO. Se definen las características técnicas del producto o servicio más importantes y menos importantes en función al cálculo de las mayores valoraciones obtenidas según el peso asignado total. Para dicho cálculo se multiplica el peso asignado de cada necesidad del cliente con el valor de la interrelación con cada característica del producto servicio. Y al final se suman los resultados para cada una de las características técnicas.
- ETAPA 7 . Iterar el proceso. Las características técnicas del producto o servicio más importantes definidas, se convierten en el punto de partida de este análisis nuevo. Donde es donde se tiene que iterar, comenzar de nuevo el proceso de la metodología. Todo esto se realiza con el objetivo de llegar al nivel de requisitos del proceso, para cumplir con los requisitos técnicos del producto y así orientado a cumplir las necesidades de los clientes.
2.1.2 Objetivos del QFD y Palanca de la calidad
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2.1.3 Etapas de implementación del QFD
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2.1.4 Caso empresarial: QFD
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2.1.5 Identificación de las necesidades del cliente (Qué)
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2.1.6 Análisis de la competencia
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2.1.7 Características técnicas del producto o servicio (Cómo)
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2.1.8 Correlación entre los Cómo
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2.1.9 Relación entre Qué y Cómo
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2.1.10 Análisis de la forma
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2.1.11 Recursos compartidos QFD
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2.1.12 Evaluación sobre QFD
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2.2 Análisis Modal de fallos y Efectos (AMFE)
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2.2 AMFE ¿Qué es? y ¿para qué sirve?
La matriz AMFE o análisis modal de fallos y efectos es una metodología que se utiliza para estimar y predecir los fallos que pueden suceder en un producto que se encuentra en la fase de diseño.
Tiene la finalidad de incorporar desde un inicio todos los componentes y funciones del producto que garanticen su fiabilidad, su seguridad y cumplimiento de los parámetros de las funciones que los clientes exijan del nuevo producto.
Etapas de implementación AMFE:
- PASO 1 Identificar el proceso, producto y o componente a analizar. Esto nos servirá para tener una visión general del flujo del proceso. Los principales componentes y funcionalidades de los mismos, así como también cómo éstos se encuentran relacionados entre sí.
- PASO 2 . Definir los fallos potenciales y controles actuales. En esta etapa, con el equipo reunido se procede a enumerar los modos de falla potencial del producto o servicio, es decir, los fallos que podría tener durante el proceso interno, así como luego de la entrega al cliente y que pueden ser desde defectos estéticos, funcionales, de seguridad, etc.
- PASO 3. Determinar los índices de evaluación inicial y nivel de riesgo. Una vez definido los fallos potenciales y controles actuales, se procede a determinar que para cada uno de ellos los índices de evaluación inicial, es decir, el equipo de trabajo. Debe definir el nivel de severidad, incidencia, ocurrencia y detección..
- PASO 4. Implantar planes de acción. Aquí se definen los planes de acción para cada uno de los modos de fallo potencial, dando prioridad a los que tuvieron mayor número de prioridad de fallo. Asimismo, se definen los responsables de la ejecución de dichos planes de acción. La fecha de cumplimiento, así como el estado de los mismos.
- PASO 5. Calcular los índices de evaluación final. Una vez implementado los planes de acción, el equipo de trabajo deberá volver a calcular el número de prioridad de riesgo, en este caso el NPR final. Esto con el objetivo de evaluar los resultados de los planes de acción y evaluar el nuevo nivel de riesgo.
- PASO 6. Representar gráficamente y dar seguimiento. se sugiere representar gráficamente el análisis realizado en las etapas anteriores, como por ejemplo el número de prioridad de fallo inicial. El estado de los planes de acción, así como el índice de prioridad de fallo final. Esto es, con el objetivo de visualizar de forma ágil y dar seguimiento constante de los planes de acción para tener todos los posibles fallos controlados.
AMFE: ¿Qué es y para qué sirve?
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1.1.4 Análisis interno de la organización
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1.1.5 Análisis externo de la organización.
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1.1.6 Evaluación de factores internos.
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1.1.7 Evaluación de factores externos.
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1.1.8 Matriz cruzada de factores.
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1.1.9 Planes de acción.
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1.1.10 Gráfico resumen FODA.
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1.1.11 Recursos compartidos FODA.
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1.1.12 Evaluación Análisis FODA
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3.3 Modelador de Procesos de Bizagi
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3.2.1 Etapas de implementación Bizagi
Podemos fabricar un producto o diseñar un servicio con unas excelentes características y sin embargo, fracasar por no tener la acogida esperada en el mercado. Esta situación nos indicaría que el diseño se ha hecho a espaldas del cliente potencial o que hemos fracasado a la hora de traducir los requerimientos del cliente a características de nuestro producto o servicio.
La importancia del diseño es, por tanto, fundamental para el éxito de la organización. Este diseño debe traducir las demandas expresadas del cliente a las especificaciones del producto y servicio y a su vez, en requisitos para nuestros procesos.
Etapas de implementación
- PASO PREVIO Paso previo, fijación del objetivo es necesario fijar claramente a qué proceso y o producto se va a aplicar la metodología QFD mediante una definición clara y concreta de objetivos y que éstos sean entendidos y compartidos por los participantes de la implementación.
- ETAPA 1: Necesidades de los clientes o llamados también. En esta primera etapa se incluyen todos los aspectos que los usuarios esperan del producto o servicio. Para esto se puede utilizar herramientas como focus group, análisis KNO, tendencias del mercado, encuestas a los consumidores, entre otros, para determinar qué características esperan los clientes del producto a adquirir.
- ETAPA 2 .Análisis de la competencia en esta etapa. Para cada característica importante definida en la etapa 1 se debe dar una valoración actual de nuestro producto sólo en caso y exista y posteriormente compararlo con respecto a la competencia. Esto sirve para determinar en qué características estamos por debajo o por encima de la competencia y tomar planes de acción para mejorar los puntos débiles y mantener o reforzar los puntos fuertes.
- ETAPA 3. Los requisitos técnicos del producto o servicio. Para que se cumplan las características del cliente descritas en etapa número elaboramos una lista de los (CÓMO) podemos cumplir con ellos. Aquí la participación del área de desarrollo del área de operaciones, ingeniería, entre otros, es vital para definir los aspectos técnicos de dicho producto o servicio. Se pueden utilizar aquí herramientas como lluvia de ideas, matrices de priorización, entre otros.
- ETAPA 4. Correlación entre los CÓMO. En esta matriz triangular o casa o el techo de la calidad. Se definen las posibles interacciones entre los requisitos del producto o los cómo, se asigna a cada una, su dirección de mejora y según el nivel de correlación se pueden colocar cuatro tipos, correlación positiva, correlación fuerte, correlación positiva fuerte, correlación negativa y correlación negativa fuerte.
- ETAPA 5. Relación entre los qué y los cómo. En esta matriz se encuentra en el centro del QFD y sirve para relacionar los demandados por el usuario o cliente. Con los CÓMO requeridos por el producto o servicio. Estas relaciones pueden ser de tres tipos. Relación fuerte, relación moderada y relación débil. Es importante aclarar que las valoraciones asignadas deben ser consensuadas por todos los participantes involucrados en la implementación.
- ETAPA 6. Análisis de los CÓMO. Se definen las características técnicas del producto o servicio más importantes y menos importantes en función al cálculo de las mayores valoraciones obtenidas según el peso asignado total. Para dicho cálculo se multiplica el peso asignado de cada necesidad del cliente con el valor de la interrelación con cada característica del producto servicio. Y al final se suman los resultados para cada una de las características técnicas.
- ETAPA 7 . Iterar el proceso. Las características técnicas del producto o servicio más importantes definidas, se convierten en el punto de partida de este análisis nuevo. Donde es donde se tiene que iterar, comenzar de nuevo el proceso de la metodología. Todo esto se realiza con el objetivo de llegar al nivel de requisitos del proceso, para cumplir con los requisitos técnicos del producto y así orientado a cumplir las necesidades de los clientes.
2.1.2 Objetivos del QFD y Palanca de la calidad
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2.1.3 Etapas de implementación del QFD
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2.1.4 Caso empresarial: QFD
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Pasos para implementar un Gráfico de Control
Una de las herramientas de análisis y solución de problemas es la gráfica de control. Es un diagrama que muestra los valores producto de la medición de una característica de calidad y ubicados en una serie de tiempo.
Pasos de implementación
- Paso 1: Se pueden tener en cuenta factores como por ejemplo, si el proceso tiene alto impacto en los costos, si el proceso genera alta rentabilidad a la empresa o también si dicho proceso presenta alto índice de errores, defectos y o reclamos por parte del cliente. Asimismo, una vez definido el proceso, se debe definir la característica de calidad o variable que queremos medir y controlar, que puede ser una variable continua, como por ejemplo el peso o longitud de un producto.
- Paso 2: Hacemos una identificación del tipo de gráfico utilizar. Una vez definido el proceso de y característica de calidad analizar. Se procede con identificar el tipo de gráfico a utilizar. Si la característica calidad es una variable continua, se puede utilizar el gráfico de variables para valores individuales llamados también el MR. El gráfico de medias y rangos llamados también XR o el gráfico de medias y desviaciones estándar llamado también XS.
- Paso 3: Se procede a recopilar la información. Debemos recoger los valores durante un período de tiempo suficiente que nos permita obtener una visión representativa del desarrollo del proceso. Por ejemplo, podría tomarse los datos durante un mes y en varios horarios al día. Cuya cantidad diaria representará el tamaño del subgrupo.
- Paso 4: Tenemos que determinar los ls, ls y el.Y. Una vez recopilada la información, se procede a determinar los límites de controles estadísticos, es decir, límite de control superior, límite, control inferior, límite central. Para esto se deben calcular una serie de valores como los promedios, los rangos y o desviaciones de los datos. Es importante hacer el uso de la tabla de factores para límites de control para calcular dichos límites en función al tamaño del subgrupo. Es todo esto lo explicaremos con un ejemplo aplicado al caso empresarial. Tal como toda la metodología.
- Paso 5: Una vez determinados los límites de control se procede a representar gráficamente. El objetivo de estas gráficas es visualizar de forma rápida todos los elementos que se encuentran dentro y fuera de control para su posterior análisis. Es importante aclarar que en la gráfica se muestran los datos tomados. Es decir, en el eje X, así como los límites especificados en el eje Y. En este punto nos podemos ayudar de herramientas como Microsoft Excel o más robustas y ágiles como militas.
- Paso 6: Procedemos a analizar, interpretar y tomar planes de acción. Una vez realizada la representación gráfica, se procede a analizar los datos, es decir, determinar las fuentes de variación de los elementos fuera de control y proponer planes de acción para corregir y solucionar las desviaciones.