En esta ocasión, exploraremos la implementación de un Cuadro de Mando Integral (CMI) automatizado en el área logística de una empresa dedicada a la importación de productos, específicamente telas. Esta implementación fue el resultado de una consultoría realizada por nuestro equipo ADN Lean, y queremos compartir con ustedes el proceso, desde su concepción hasta su implementación exitosa.
Contenido
Fundamentos y Diseño del Cuadro de Mando Integral
Base de Datos
El primer paso en la implementación de un CMI automatizado es el diseño de la base de datos. En nuestro caso, la denominamos «Hojas de Seguimiento». Esta base de datos debe tener una estructura clara donde cada columna representa un dato específico: continuo, numérico, categórico o un atributo. Cada fila es una historia única que contiene información crítica como el número de la orden de compra, estado, tipo, puerto de origen, proveedor, nombre del artículo, cantidad, fecha, entre otros.
Estructuración de la Información
La información estructurada en la base de datos es esencial para el seguimiento y control del proceso, así como para medir mejoras en el desempeño logístico. Las columnas de la base de datos incluyen datos cruciales como el numerador de compra, estado, tipo, puerto de origen, proveedor, nombre del artículo, cantidad, fecha, entre otros. Estas columnas no solo permiten el seguimiento sino también la medición del desempeño.
Celdas Calculadas y Fórmulas
Dentro de la base de datos, ciertas celdas (generalmente destacadas en verde) son celdas calculadas que contienen fórmulas. Estas fórmulas están controladas y se utilizan para generar automáticamente los valores necesarios para los indicadores de desempeño. Una vez organizada la base de datos, es crucial definir los inputs y parámetros que alimentarán los cálculos automáticos.
Parámetros y Configuración
Los parámetros incluyen datos como el país de origen del artículo, tipo de artículo, tiempo de producción, tiempo de pre-orden, tiempo de confirmación comercial, entre otros. Estos parámetros son fundamentales para automatizar el cálculo y gestión de la base de datos.
Con los parámetros definidos, el siguiente paso es la creación de reportes. Estos reportes permiten visualizar el estado de las órdenes de compra y su progreso a lo largo del tiempo. Utilizamos tablas dinámicas y segmentaciones para controlar y actualizar automáticamente el estado de las órdenes de compra.
Visualización y Control
Los reportes se actualizan automáticamente para reflejar el estado actual de las órdenes de compra, incluyendo su progreso y estado en tiempo real. Estos reportes son fundamentales para el control y la toma de decisiones.
Estructura y Visualización
Finalmente, con la base de datos y los reportes configurados, se construye el Cuadro de Mando Integral. Este CMI se basa en las cuatro disciplinas de la ejecución, un enfoque que se centra en la visualización clara y motivadora del progreso y desempeño.
Indicadores Clave de Desempeño (KPIs)
El CMI incluye varios KPIs visualizados a través de velocímetros, gráficos y tablas dinámicas. Cada indicador muestra el estado actual, la meta, la diferencia entre lo real y lo esperado, y el porcentaje de cumplimiento. Estos indicadores permiten un monitoreo diario y detallado del desempeño logístico.
La implementación de un CMI automatizado en el área logística no solo mejora el seguimiento y control de las órdenes de compra, sino que también permite una gestión más eficiente y efectiva del proceso logístico. Este enfoque basado en datos y visualización clara facilita la toma de decisiones informadas y la mejora continua del desempeño.
Esperamos que esta explicación les haya sido útil. Si tienen cualquier duda o necesitan más detalles sobre la implementación de un Cuadro de Mando Integral en su organización, no duden en contactarnos a través de nuestra plataforma. Estamos aquí para ayudarles a optimizar sus procesos logísticos y mejorar su desempeño.
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