Una de las soluciones más empleadas en las empresas competitivas para la mejora de procesos es un correcto estudio de métodos y tiempos.
Toda empresa que lleve a cabo un proceso productivo o preste un servicio está en búsqueda de crecer y aumentar su productividad. No obstante, existen empresas que no disponen de la estandarización de tiempos.
¿Qué es el estudio de tiempos?
El estudio de tiempos es una técnica utilizada en la gestión de operaciones y la ingeniería industrial para analizar y medir el tiempo que lleva realizar una tarea o actividad específica. Su objetivo principal es determinar el tiempo estándar requerido para que un trabajador cualificado complete una tarea en condiciones normales.
Este proceso implica observar y registrar cuidadosamente cada paso de la actividad, desde el inicio hasta la finalización, y luego analizar esos datos para identificar oportunidades de mejora en la eficiencia y productividad. El estudio de tiempos se utiliza comúnmente en entornos de fabricación, pero también se aplica en otros campos, como la logística, los servicios y la atención médica.
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Importancia del Estudio de tiempos para mejora de procesos
El estudio de tiempos juega un papel importante en la productividad de cualquier empresa de productos o servicios. Con este se pueden determinar los estándares para calcular los costos y precios de venta de un producto o servicio, para planificar los tiempos de un pedido,
Reducción de tiempos y costos, y con esto incrementar la eficiencia del proceso, lograr una utilización eficiente de materiales y maquinaria, organizar los puestos de trabajo, establecer planes de incentivos al personal, entre otras actividades, por lo que cualquier empresa que busque un alto nivel competitivo debe centrar su atención en el estudio de tiempos, y tener la capacidad de aplicar la técnica adecuada para analizar el proceso y producto seleccionado.
Pasos para realizar un estudio de tiempos
Antes de realizar un estudio de tiempos, es vital primero realizar un estudio de métodos. Porque si no se ha buscado antes el mejor método de trabajo, siempre queda la posibilidad de que la persona encuentre un modo de obtener el mismo resultado con mucho menos trabajo.
Pasos para realizar el estudio de tiempos:
Paso número 1: Seleccionar el trabajo:
Algunos criterios a considerar para la selección del trabajo a estudiar son:
- Cuando la Tarea es nueva, no ejecutada anteriormente (es decir, si son nuevos el producto, el componente, la operación o la serie de actividades)
- Cuando hay un Cambio de material o de método, que requiere un nuevo tiempo estándar
- Cuando se tienen Quejas de trabajadores sobre el tiempo estándar de una operación
- Cuando se presenten Demoras causadas por una operación lenta
- Por un Bajo rendimiento o excesivos tiempos muertos o debido a un Costo excesivo de un trabajo.
Paso número 2. Selección de trabajadores y preparación
En esta etapa se procede a elegir a los trabajadores calificados que serán tomados en cuenta para el estudio de tiempos. Es importante aclarar que un trabajador calificado es aquel que tiene la experiencia, conocimientos y otras cualidades necesarias para efectuar el trabajo en cantidad, calidad y seguridad que se requiera.
Asimismo, una vez elegidos, se debe explicar a los trabajadores la finalidad del estudio de tiempos.
Paso número 3. Obtener y registrar información
Una vez elegido el producto, proceso y a los trabajadores calificados, se procede a registrar la información en un formato de estudio de tiempos.
Este formato debe considerar información de cabecera como por ejemplo: nombre del área o departamento, nombre del producto, número de estudio, código del producto, número de orden, centro de costo, cliente, código de documento, fecha y nombre de la persona que elaboró y aprobó el documento
Asimismo, debe considerar la siguiente información sobre el estudio: Numero de actividad, elemento o componente, descripción de la actividad, tipo de operación, nombre del operario que realiza la actividad así como el registro de la medición de tiempos para cada una de las actividades. Para le medición de tiempos se puede utilizar equipos como un cronómetro digital y/o video cámara.
Paso número 4. Determinación del tamaño de la muestra
Para determinar el tamaño de la muestra, en primer lugar se toman 10 mediciones de tiempos iniciales para cada una de las actividades y se aplica una fórmula estadística que veremos más adelante. Este tamaño de muestra se calcula para cada actividad y su valor significa el número de muestras adicionales que se deben tomar para asegurar un tamaño de muestra representativo y confiable,
Luego de esto, se procede a calcular el tiempo observado que viene a ser el promedio de todas las muestras tomadas (iniciales y adicionales)
Paso número 5. Valoración del ritmo (Tiempo básico)
Una vez calculado el tiempo observado para cada una de las actividades, se procede a calcular el tiempo básico donde consideramos la valoración del ritmo, el cual
Consiste en calificar el ritmo del trabajador según la experiencia de la persona que responsable del estudio de tiempos.
Es probable que el operario por diferentes motivos, pueda realizar o ejecutar la tarea durante el estudio de tiempos, a un ritmo diferente al normal (más lento, más acelerado).
Para dicha valoración del ritmo, se puede utilizar una tabla de valoración estándar (británica) que explicaremos más adelante.
Una vez realizado esto, se procede a calcular el tiempo básico, que viene a ser el resultado de multiplicar el tiempo observado por la valoración del ritmo de trabajo asignado.
Paso número 6. Inclusión de suplementos (Tiempo estándar)
Una vez calculado el tiempo básico, se procede en esta etapa a calcular el tiempo estándar.
Para esto se deben considerar los suplementos. Estos suplementos son tiempos adicionales que se agregan a la tarea para compensar los temas relacionados al gasto
De energía. Para esto, se puede hacer uso de la tabla de suplementos estándar que te mostraremos más adelante.
Acto seguido, se calcula el tiempo estándar multiplicando el tiempo básico por la sumatoria total de suplementos asignados.
Paso número 7. Interpretación y planes de acción
En esta última etapa, se procede a analizar los tiempos estándar para cada actividad y el tiempo total, y en función a ello se toman los planes de acción que correspondan,
En función a los objetivos definidos. Que pueden ser, tal como lo explicado en la presentación anterior, calcular costos, programar la producción, optimizar tiempos, entre otros
¿Cómo aplicar el Estudio de tiempos?
La plantilla excel estudio de tiempos incluye todas las secciones necesarias para registrar la información, calcular el tiempo básico y estándar, así como realizar análisis detallados.
Aplicando la plantilla excel Estudio de Tiempos paso a paso
Si ya cuentas con la plantilla excel Estudio de tiempos ADN Lean.
- Paso número 1: Seleccionar el trabajo
En este primer paso, se trata de elegir el trabajo sobre el cual se llevará a cabo el estudio de tiempos. En nuestro caso, hemos seleccionado un artículo crítico de una empresa textil fabricante de prendas para damas. Este artículo en particular se eligió debido a su alta complejidad y el número significativo de operaciones que implica. Por ejemplo, en el proceso de confección, identificamos que la fabricación de «Body manga larga» es el trabajo seleccionado. - Paso número 2: Selección de trabajadores y preparación
Una vez seleccionado el trabajo, el siguiente paso implica elegir a los trabajadores calificados que participarán en el estudio de tiempos. Para ello, se consideran factores como la producción y la calidad. En nuestro caso, los trabajadores con un nivel de calificación superior al 90% fueron seleccionados para participar en el estudio. - Paso número 3: Obtener y registrar información
En esta etapa, se registra toda la información relevante en un formato de estudio de tiempos. Esto incluye detalles como el departamento, el nombre del producto, el número de estudio, entre otros. Además, se registra el tiempo necesario para llevar a cabo cada actividad. - Paso número 4: Determinación del tamaño de la muestra
El siguiente paso implica determinar el tamaño de la muestra necesario para el estudio. Se utiliza una fórmula estadística que tiene en cuenta el nivel de confianza y el margen de error deseado. Esto nos permite obtener una muestra representativa de las actividades. - Paso número 5: Valoración del ritmo (Tiempo básico)
Aquí es donde entra en juego la valoración del ritmo de trabajo de los operarios. Se asigna un valor porcentual que refleja el ritmo al que se realizan las tareas. Este valor se multiplica por el tiempo observado para obtener el tiempo básico de cada actividad. - Paso número 6: Inclusión de suplementos (Tiempo estándar)
Los suplementos son tiempos adicionales que se agregan a las tareas para compensar diversos factores, como la fatiga o las necesidades personales básicas. Se calcula un valor total de suplementos para cada actividad y se añade al tiempo básico para obtener el tiempo estándar. - Paso número 7: Interpretación y planes de acción
Finalmente, se interpreta la información obtenida y se identifican posibles áreas de mejora. En nuestro caso, identificamos que la actividad de «Pegar cierre» representa el cuello de botella del proceso. Se proponen planes de acción para optimizar los tiempos y mejorar la eficiencia del proceso.
Con esto, concluimos el proceso de estudio de tiempos aplicado a nuestro caso empresarial. Es importante destacar que este proceso es fundamental para mejorar la productividad y competitividad de cualquier empresa.
Con nuestra PLANTILLA EXCEL DE ESTUDIO DE TIEMPOS esperamos haber proporcionado una guía útil para implementarla en su empresa.
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