Optimización Empresarial: Potenciando la Eficiencia con el VSM | Value Stream Mapping
En el mundo empresarial actual, la búsqueda de la excelencia operativa es una constante. Para alcanzar este objetivo, es crucial contar con herramientas poderosas que impulsen la mejora continua de los procesos. Una de estas herramientas es la Multiplan Avanzada asociada al Mapa de Flujo de Valor (VSM por sus siglas en inglés), una plantilla integral que reúne diversos elementos para optimizar la gestión empresarial.
¿Qué es el Mapa de Flujo de Valor (VSM)?
El mapa de flujo de Valor (o VSM) es una herramienta que permite visualizar, analizar y mejorar la eficiencia de los procesos necesarios para entregar un producto o prestar un servicio al cliente. Utilizan un sistema de símbolos para representar diversas actividades de trabajo y flujos de información. Es una herramienta fundamental dentro de la filosofía lean para incrementar la eficiencia, calidad y rentabilidad empresarial.
Contenido
Beneficios del Mapa de Flujo de Valor (VSM)
- Identificar y eliminar los desperdicios
El VSM permite tener una visión completa y detallada de las actividades la cadena de valor del proceso y producto. Esto permite identificar dónde se generan los desperdicios (tales como sobreproducción, defectos, excesos de inventario) y actividades que no agregan valor al proceso.
- Incrementar la eficiencia y rentabilidad
Al identificar y eliminar las actividades que no aportan valor, se logra reducir el tiempo de ciclo. Esto permite optimizar los recursos y mejorar la eficiencia general asociada con la entrega del producto final, con el fin de producir el máximo rendimiento y alcanzar las metas establecidas por la organización.
- Aumenta la Satisfacción del cliente
Al eliminar las actividades que no aportan valor, el VSM permite centrar el esfuerzo y los recursos en aquellas actividades que realmente generan valor para el cliente. Esto mejora la calidad del producto/proceso, lo que conlleva al incremento de la satisfacción del cliente.
- Mejora la comunicación y colaboración de todo el equipo.
El VSM proporciona un lenguaje en común en toda la cadena de valor, lo que facilita la comunicación y colaboración entre empleados, y permite alinear las actividades de los equipos de trabajo con los objetivos estratégicos de la empresa.
- Identificación de oportunidades de mejora
el VSM es una herramienta importante para la mejora continua de los procesos. A medida que las empresas evolucionan y cambian, también lo hacen sus flujos de trabajo y procesos. Por lo tanto, el VSM puede utilizarse para identificar oportunidades de mejora continua y garantizar que los procesos sigan siendo eficientes y efectivos a largo plazo.
Ventana de valor
Esta herramienta nos sirve para Identificar cuáles son las actividades que aportan y no aportan valor para el cliente, así como también las acciones que se deben tomar según el tipo de actividad identificada.
En la matriz se muestran 2 tipos de actividades, las que agregan valor y las que no agregan valor para el cliente
Las actividades que agregan valor se dividen en 2 tipos: las necesarias, que son aquellas por las cuales el cliente está dispuesto a pagar, por lo tanto, son las que debemos maximizar, es decir que son las actividades a las que debemos prestarle mayor atención, porque son importantes para el cliente
Y las que no son necesarias, pero que agregan valor. Este tipo de actividades están generalmente relacionadas con la innovación. Por ejemplo, cuando el área de marketing establece estrategias para crear una necesidad en el cliente.
Y en esta parte de la matriz tenemos las actividades que no agregan valor al cliente. Estas se dividen en 2 tipos, las que no son necesarias, y que las debemos eliminar,
Y el otro tipo de actividad que no agregan valor, pero son necesarias, por ejemplo, el tiempo de preparación, las inspecciones y/o puntos de control, entre otras, por tanto, son actividades que debemos minimizar.
Con esta herramienta tendremos la capacidad de identificar los desperdicios en nuestros procesos y establecer acciones mejorar la eficiencia de estos.
Simbología del VSM
- Zona superior del Mapa:
- Cliente/Proveedor: Representa a los clientes en el sector superior derecho y los proveedores en el sector superior izquierdo del Mapa
- Flujo de Información electrónica: Representa como fluye la información de tipo digital (por ejemplo, un correo o una factura electrónica)
- Cuadro de información relevante: Recuadro donde se registra y comunica información relevante de la cadena de valor
- Control de la producción: Representa la forma en la que se programa y controla la producción. Departamento de control o planificación de la producción centralizada
- Sistema MRP: Realiza la planificación mediante un sistema de control del inventario, como la planificación de requerimientos de material (MRP).
- Flujo de Información manual: Representa como fluye la información manual (por ejemplo, orden de compra en físico, orden de producción, etc)
- Zona central del Mapa:
- Flujo MP y PT: Representan los flujos de productos o materiales procedentes de proveedores o los productos terminados que se dirigen de la empresa a los clientes.
- Transporte: Representa el medio por el cual se recibe la materia prima o se entrega el producto terminado. Pueden ser de tipo terrestre, marítimo o aéreo.
- Inventario: Representa los niveles de existencias (ubicados normalmente en almacenes de materia prima, productos en proceso y/o producto terminado).
- Proceso específico: Representa cada uno de los procesos identificados en la cadena de valor. Incluye la cantidad de personal que opera dicho proceso.
- Flujo de materiales (push – empuje): Representa como fluyen los materiales entre procesos (es una flecha de empuje para conectar el flujo de materiales entre operaciones cuando este se lleva a cabo mediante un sistema push)
- Caja de datos: Casillero de datos que contiene métricas e indicadores relevantes del proceso, tales como el tiempo de ciclo, tiempo de cambio, OEE, etc
- Zona inferior del Mapa:
- Línea de tiempo: Se representan los tiempos de ciclo de las actividades que agregan valor (en la zona inferior de la escalera) y tiempos de las actividades que no agregan valor o tiempos de espera (en la zona superior de la escalera)
- Tiempo total: Muestra el tiempo total en el que el proceso aporta valor añadido al producto y los tiempos totales de espera
- Global:
- Descripción de elemento: Donde se representan información relevante a nivel cualitativo (descripción textual) o cuantitativo (representación numérica), que se desea mostrar en el mapa.
- VSM FUTURO
- Supermercado: Representa un punto de almacenamiento Kanban donde los clientes pueden obtener el inventario requerido tan pronto como el proveedor lo repone.
- Carril FIFO: Representa e punto de acumulación de material. Sale lo primero que ha entrado. La capacidad máxima de inventario debe anotarse en la zona superior del símbolo.
- Kanban de Producción: Indica la necesidad de que el producto suministre piezas a un proceso posterior.
- Retirada Kanban: Indica a un operador que mueva piezas de un supermercado a un proceso.
- Kanban de señalización: Indica el número de componentes a fabricar en un proceso que fabrique por lotes.
- Tarjeta Kanban: Indica la ubicación donde retirar señales Kanban, normalmente ubicado cerca de un supermercado.
- Retirada secuencial: Indica que el material avanza porque se ha producido un consumo de productos
- Lote de tarjetas Kanban: Envío de cantidades representadas en grupos o lotes
- Nivelación de carga (heijunka box): Agrupa los Kanban con el fin de nivelar el volumen de producción
- Celda de trabajo: Indica que múltiples procesos están siendo integrados en una celda de trabajo de manufactura.
- Observación: Ajustes de los programas basados en la verificación de niveles de inventarios
- Buffer: Sirve para cumplir con la demanda absorbiendo variaciones. Es una protección a
- variaciones EXTERNAS tales como la Variación en la demanda.
- Stock de seguridad: Sirve para cumplir con la demanda absorbiendo problemas internos. Es una protección a problemas INTERNOS: tales como Defectos, averías.
- Secuencia de tiro/jalar – Pull Ball: Proporciona instrucciones para producir de inmediato un tipo y cantidad, normalmente una unidad.
- Estallido Kaisen (kaizen blits): Representa los puntos donde deben realizarse o que requieren una acción de mejora.
Etapas de implementación del VSM
Etapas para diseñar e implementar un Mapa de flujo de valor (VSM)
Etapa 1: Identificar la familia de productos:
En primer lugar, la empresa debe decidir sobre qué productos o familia de ellos va a implementar el VSM. En las empresas que fabrican muchos productos, una opción es elegir el 20% de los productos que represente el 80% de la facturación o rentabilidad. Otros criterios por considerar son los productos con mayores costos de productos no conformes, líneas de productos que recorren la mayor cantidad de procesos, cuyas máquinas posean mayor capacidad utilizada, entre otros criterios.
Etapa 2. Analizar el proceso.
La segunda etapa consiste en analizar el proceso asociado a la línea de producto identificada en la etapa anterior. En este caso, se pueden utilizar herramientas tales como el layout del proceso y Diagrama SIPOC, para identificar la secuencia, interacción, recursos, así como las entradas y salidas de los procesos que conforman el proceso de fabricación de la línea de productos elegida, así como también realizar el estudio de tiempos o realizar una revisión y/o actualización en caso si se tenga dicho estudio, asociados a dichos procesos. Todo ello como punto de partida previo para la determinación de las métricas del proceso en la siguiente etapa.
Etapa 3. Calcular las métricas del proceso
En esta etapa se calculan las métricas del proceso, tales como el tiempo disponible, el tiempo de ciclo, la demanda diaria, el Tiempo de valor añadido, el lead time, el takt time, así como indicadores relevantes, tales como la eficiencia global de los equipos (OEE). Hay que considerar que para estas etapas aprenderemos a utilizar una multiplantilla automatizada para facilitar todos los cálculos.
Etapa 4: Realizar el VSM del Estado Actual:
En esta etapa se representa gráficamente el VSM, considerando el flujo de información entre el cliente, la empresa y el proveedor, así como también la representación del flujo de procesos, materiales, inventarios y representación de las principales métricas e indicadores obtenidas en la etapa anterior. Es importante aclarar que en la multiplantilla que hemos desarrollado y que les compartiremos, la representación del VSM actual será de forma automática, razón por la cual se considera una plantilla ágil e interactiva.
Etapa 5: Establecer el VSM del estado futuro:
En esta etapa se representa el VSM del estado futuro. En el mapa, se debe identificar mediante los símbolos kaizen, las oportunidades de mejora a lo largo de todo el mapa de flujo de valor. Se Por ejemplo, se puede y debe identificar excesos de inventarios, procesos con el mayor tiempo de ciclo, procesos con niveles de calidad bajos, sobreproducción, tiempos de cambios y esperas elevados, entre otros. Todas estas oportunidades de mejora y desperdicios identificados, serán tomados como base para la implementación de los planes de acción en la siguiente etapa.
Etapa 6: Definir e implantar planes de acción:
En esta etapa, en base a las oportunidades de mejora y desperdicios identificados en la etapa anterior, se procede a establecer los planes de acción requeridos para la mejora del proceso. Se definen los objetivos, metas, herramientas y/o metodologías a utilizar para llevar a cabo dicho plan de acción (tales como JIT, SMED, TOC, 5S, JIDOKA, TQM, TPM, trabajo estandarizado, entre otros). También se define el responsable de su ejecución, así como las fechas y estatus de cumplimiento.
Etapa 7: Representar el Dashboard VSM
En esta etapa, se representa de forma gráfica las principales métricas e indicadores relevantes del VSM actual, y su comparativa con otras métricas y metas establecidas, tales como el tiempo de ciclo vs el takt time, la capacidad actual vs la capacidad requerida del proceso, el lead time por proceso, los % de tiempo de valor añadido y no añadido, el OEE y sus componentes por proceso, entre otras métricas importantes.
Esta representación nos ayuda a analizar de forma ágil las desviaciones con respecto a los objetivos establecidos, y es una herramienta fundamental para agilizar la toma de decisiones de forma efectiva, alineado hacia la mejora continua de nuestros procesos.
¿Cómo se hace un Value Stream Mapping en excel?
El proceso de creación de un Mapa de Flujo de Valor implica varios pasos:
1. Identificar la Familia de Productos a Mejorar:
- Defina claramente la línea de productos o servicios que serán objeto de análisis en el VSM. Esto puede incluir productos similares o servicios relacionados que siguen un proceso común.
2. Análisis del Proceso (Layout, SIPOC):
- Diseño: Examina la disposición física de las instalaciones y cómo influye en el flujo de trabajo y los movimientos de materiales y personas.
- SIPOC (Proveedor, Entrada, Proceso, Salida, Cliente): Mapea los proveedores, insumos, procesos internos, resultados y clientes asociados con la familia de productos identificados. Esto proporciona una comprensión completa de la cadena de suministro y el flujo de valor.
3. Métricas del Proceso:
- Recopila datos relevantes sobre el rendimiento del proceso, como tiempos de ciclo, tiempos de espera, tasa de rendimiento, costos y calidad. Estas métricas proporcionan una base objetiva para la evaluación y la mejora.
3. Establecer el VSM del Estado Actual:
- Utilice símbolos estándar para representar visualmente los pasos del proceso, desde la llegada de materiales hasta la entrega al cliente.
- Identifica los desperdicios (muda) y las áreas de oportunidad para mejorar la eficiencia y eliminar actividades que no agregan valor.
4. Establecer el VSM del Estado Futuro:
- Imagina cómo debería ser el flujo de valor ideal en el futuro.
- Diseña un nuevo mapa que elimine los desperdicios identificados en el estado actual y optimice el flujo de valor.
5. Definir e Implantar Planes de Acción:
- Basándote en las oportunidades identificadas en el VSM del estado futuro, define acciones concretas para mejorar el proceso.
- Asigna responsabilidades y establece un cronograma para la implementación de los cambios.
- Realice un seguimiento regular para garantizar que los planos de acción se ejecuten según lo previsto y para medir el impacto de las mejoras.
6. Dashboard VSM:
- Crea un panel de control que resume visualmente los datos clave y métricas obtenidas del VSM.
- Utilice gráficos y tablas para mostrar de manera clara el rendimiento del proceso, las áreas de mejora y el progreso de los planos de acción.
- Actualiza el tablero periódicamente y compártelo con el equipo para mantener a todos informados sobre el estado y los resultados del VSM.
Siguiendo estos pasos, podrás realizar un Value Stream Mapping completo y efectivo como nuestra plantilla excel del VSM avanzado, lo que te permitirá identificar áreas de mejora en tus procesos empresariales y tomar acciones concretas para optimizar la eficiencia y agregar valor a tus productos o servicios.
Para una implementación correcta y profesional del VSM es recomendable aprender y profundizar en Lean Manufacturing + Six Sigma, por ello es recomendable llevar cursos como:
Con nuestra PLANTILLA EXCEL VSM AVANZADO esperamos haber proporcionado una guía útil para implementarla en su empresa.
Si desean obtener más información, consulta nuestra página www.adnlean.com donde encontrarán las plantillas y cursos que necesitas
